¿Cuál es el método más efectivo para administrar un CRM?

Beatriz pregunta a Graham:

Graham, diariamente en la agencia tenemos que capturar en el CRM los nuevos prospectos que nuestros vendedores generan, pero al final del día y de la semana, el número de prospectos a analizar se vuelve una gran carga de trabajo y no nos permite atender eficientemente otras responsabilidades. Además de eso, no todos los prospectos se convierten en ventas.

¿Cuál es el método más efectivo para administrar un CRM?

Y Graham responde…

Beatriz,
Estarás de acuerdo conmigo que un registro y seguimiento de prospectos y cartera a través de un CRM es fundamental. Pero lo importante a tomar en cuenta son 2 cosas: el ingreso de información real en el sistema y cómo le “vendes” el uso del sistema al vendedor.

Muchos vendedores ven el CRM como una herramienta de parte de gerencia para medir si el vendedor realmente está trabajando bajo las reglas que, como consecuencia, convierten el gerente en un “policía” que está obligado a revisar si el vendedor ingresó sus prospectos en el sistema.

El problema con esto es que si el gerente, por ejemplo, le pide a su vendedor 2 prospectos nuevos por día y ese gerente tiene 10 vendedores, quiere decir que tiene que checar directamente ¡20 prospectos nuevos por día!, 140 prospectos nuevos por semana o más de 7,000 prospectos ¡al año!

Dado eso, el gerente acaba teniendo dos opciones: O se dedica a medir y checar prospectos y actividades correctamente ingresados en el CRM o se enfoca en buscar cómo ayudar a sus vendedores en buscar métodos comerciales que fomenten nuevas ventas.

Para comenzar, le pediría un mínimo de 2 citas concretadas por semana a cada vendedor. Posteriormente, de acuerdo con sus habilidades, incrementar ese número. Ojo: eso implica enseñarle cómo hacerlo. No nada más decirle que lo haga.

Bajo este método si tienes 10 vendedores obtendrías 80 citas mensuales adicionalmente a lo que llega a piso sea por los esfuerzos de publicidad, el Internet y/o tráfico normal. Esto implica que si tienes un índice promedio de cierre en piso del 20%, esas 80 citas a piso deben dar 16 ventas adicionales al tráfico normal.

Como gerente, me enfoco en las 2 citas mínimas por vendedor. Entonces, si un vendedor contactó a 4 prospectos y otro vendedor a 40 prospectos en esa semana, pero ambos lograron sus 2 citas, ya cumplieron con mi estándar mínimo de medición: las 2 citas. Esto es más manejable para el gerente, (por el volumen de seguimiento que implica), más vendible para el vendedor (conseguir “solo” un mínimo de 2 citas), y acabas enfocándote en algo tangible (la cita).

Recuerda esto: Citas son tangibles, prospectos son subjetivos.